Istnieje wiele aplikacji i narzędzi, które ułatwiają codzienne życie. Oto 15 z nich, z których najczęściej korzystam w 2021 r.
1. Google Calendar
Kalendarz Google to moje główne centrum dowodzenia moim całym życiem. Trafiają do niego wszystkie moje zadania i sprawy, którymi mam się zajmować. Jeśli zapytasz mnie co robię za godzinę, zerkam w kalendarz. Nie przechowuję tego w głowie i dzięki takiej metodzie mam kontrolę nad swoimi sprawami. Dodatkowo, ponieważ blokuję w kalendarzu czas na zadania ważne (nie pilne, i niekoniecznie zawodowe), dbam o równowagę życiową, trzymanie się wyznaczonych wcześniej celów, spełnianie marzeń moich i mojej rodziny. Z kalendarzem w podobny sposób pracuję już od lat, ale dopiero od tego roku rzeczywiście w moim kalendarzu zapełnione jest 95-100% czasu przez zadania zawodowe, codzienne obowiązki, rozrywkę, sen itd. Ta forma służy mi jednocześnie do mierzenia mojego czasu, o czym piszę niżej w ramach narzędzia Timely. W przeważającej większości hołduję zasadzie – „jeśli nie ma czegoś w moim kalendarzu, nie robię tego”. Pozwalam sobie oczywiście na spontaniczność, ale wiem wtedy, że to czego nie robię muszę umieścić w innym czasie w kalendarzu. Kalendarz Google jest oczywiście bezpłatny.
2. Trello
Trello to miejsce, w którym znajdziesz informacje, zadania, dokumenty, materiały na temat wszystkich moich spraw zawodowych i prywatnych. Jest to też narzędzi komunikacji z całym zespołem i osobami, z którymi regularnie współpracuję. Na szkoleniach jestem często pytana czy korzystam z płatnej wersji Trello. Od lat pracuję na bezpłatnym Trello – ta opcja wystarcza dla naszego ponad 20 osobowego zespołu firmy. Porównywałam Trello z innymi dostępnymi aplikacjami (Asana, Click up, Nozbe) i uważam, że każda z nich ma swoje wady i zalety. Moim zdaniem właściwe zarządzanie zadaniami i czasem nie zależy od rodzaju narzędzia tylko od właściwych nawyków. Przy strategicznym myśleniu i częstej refleksji, organizujemy Trello w sposób dość sprawny. Dzięki pomocy mojej wirtualnej asystentki, która ma zmysł organizatorski, moja osobista tablica z projektami działa naprawdę świetnie. Trello i Google Calendar są dla mnie immanentnie połączone – do każdej karty projektu w Trello, mam wpisane konkretne najbliższe zadanie w moim kalendarzu.
3. Evernote
Evernote jest moim archiwum. Miejscem, gdzie przechowuję moje notatki, treści, wycinki z sieci, pliki, do których chcę wracać. Często rzeczy z Evernote’a są podlinkowane do kart w Trello. Pisząc ten artykuł, również robię to w Evernote. Mam tu Notatnik o nazwie „Moje treści – w trakcie” i w każdy poniedziałek, w zależności od weny, kończę i uzupełniam niedokończone tematy, lub piszę nowe. Wpisuję tu też pomysł na tytuły jako nowe notatki, które mogę potem po prostu zacząć pisać. Przewagą Evernote jest system znaczników. Każdą notatkę oznaczam odpowiednimi znacznikami, dzięki który moje materiały są uporządkowane i mogę je w sekundę odnaleźć. Jest to dla mnie świetna baza materiałów, których używam do prowadzenia szkoleń czy tworzenia content marketingu. Korzystam z płatnej wersji Evernote, ale zawsze załapuję się na jakąś promocję. Z Evernote korzystam już kilka dobrych lat, nie mogę odkopać się wcześniej, ale na pewno od 2014 roku.
4. Timely
W 2021, za radą Laury Vanderkaam, zaczęłam mierzyć swój czas, by sprawdzać na co go przeznaczam i gdzie uciekają mi cenne minuty/godziny. Wiedziałam jednocześnie, że nie za bardzo chce mi się to robić i poświęcać na to dodatkowy czas w ciągu dnia. Znalazłam więc aplikację, która synchronizuje się z moim kalendarzem Google. Każdego dnia poświęcam około 5-10 minut na sprawdzenie kalendarza i potwierdzenie wpisów w aplikacji Timely. Dzięki temu wiem, ile czasu poświęcam na jakie obszary życia i jakie projekty. Mogę z lotu ptaka obserwować swój czas i podejmować decyzje co do przyszłego planowania. Korzystam z płatnej wersji Timely.
5. Goodnotes
Od lat stawiam na cyfrową organizację. Jest jednak coś wyjątkowego w pisaniu ręcznym, szczególnie podczas spotkań czy pisania dziennika. Lubię robić to ręcznie, ale zawsze przeszkadzało mi, że kartki czy notesy są zwykle w innym miejscu niż powinny być. Będąc w pracy orientowałam się, że zostawiłam notes w domu i odwrotnie…
Od połowy 2020 jestem posiadaczką iPada, którego kupiłam ze względu na rozwój umiejętności cyfrowego rysowania i robienia notatek wizualnych. Odkryłam wtedy aplikację Goodnotes, która służy mi jako zbiór cyfrowych notesów, w których mogę pisać ręcznie za pomocą Apple Pencil. Codzienne rano piszę w nim swój dziennik i zawsze podczas spotkania notuję w ten sposób. Dzięki temu mogę kontynuować mój zwyczaj bazgrania w czasie rozmów czy spotkań, a wszystkie moje notatki są od razu w formie cyfrowej możliwej do przetworzenia w dowolnym miejscu. Dwa razy w tygodniu przez około 15 min, przetwarzam treści tych notatek i tworzę z nich zadania/karty w Trello/zadania w kalendarzu/archiwizuje w Evernote. Aplikacja jest płatna, ale jednorazowo.
6. Everyday
Od kiedy pracuję nad moimi nawykami szukałam narzędzia, w którym będzie mi się rejestrować swoje postępy najłatwiej. Wybrałam Everyday, gdyż jest bardzo prosty, nie wymaga wielu kliknięć przy dodawaniu nawyków. Jego forma wizualna jest bardzo prosta i atrakcyjna. Świetnie wygląda na wszystkich urządzeniach. Korzystam z tej aplikacji od 2021 z wersji płatnej.
7. Google Fit
Dbam o regularną aktywność fizyczną i ponieważ nie jest ona czymś co przychodzi mi łatwo i naturalnie, motywuje mnie śledzenie mojej aktywności. W Google Fit przechowuję dane na temat moich aktywności: jogi, fitnessu, biegania, spacerów, ale też snu, menstruacji czy wagi. Aplikacja liczy mi kroki, o ile mam telefon ze sobą. Mam ustawione minimalne cele kroków i tzw. punktów kardio dziennie, co motywuje mnie by codziennie chociaż przez chwilę się ruszyć – pójść na spacer, rower, czy poćwiczyć w domu. Aplikacja jest bardzo wygodna w użyciu i jak inne aplikacje od Google łatwo się z niej korzysta. Motywują mnie też komunikaty, które pojawiają się, gdy osiągnę zamierzone cele, albo jestem blisko ich osiągnięcia. Aplikacja jest bezpłatna.
8. Procreate
Procreate to wg mojej wiedzy najlepsza aplikacja do rysowania. Korzysta z niej przeważająca większość sketchnoterów, których znam. Ja rysuje w Procreate notatki wizualne z książek, szkoleń, podcastów, ale też rysunki prezenty dla moich znajomych czy współpracowników. W Procreate powstają też rysunki do materiałów edukacyjnych i niektóre grafiki do social media. Lubię też tworzyć szablony do mojego dziennika. Aplikacja jest jednorazowo płatna.
9. Spotify
Nie rozstaję się z tą aplikacją. Używam jej do słuchania podcastów w samochodzie i podczas ćwiczeń, muzyki w czasie pracy głębokiej. Moje dzieci słuchają w niej bajek. Jest wygodnie dostępna na wszystkie urządzenia. Cenię ją za muzyczne propozycje, które otrzymuję każdego dnia na bazie moich wcześniejszych wysłuchać. W tym momencie również słucham playlisty zaproponowanej przez Spotify.
Korzystam z wersji płatnej i w jej ramach korzystam ja, mój mąż i moi rodzice.
10. Ebookpoint
Kiedy jeżdżę wieczorem na rowerze, spaceruję lub biegam, lubię słuchać audiobooków, a nie muzyki. To jest taki czas, w którym moja głowa jest wolna i wyciągam z audiobooków naprawdę dużo. Korzystam w aplikacji ebookpoint, która służy mi do kupowania audiobooków i ebooków na mój czytnik. Wszystkie kupione audiobooki są w aplikacji, z której mogę bezpośrednio ich słuchać.
11. Goodreads
Regularnie czytam książki i interesuje mnie co czytają inni, szukam nowych inspiracji i recenzji. Tę funkcję spełnia dla mnie Goodreads. Tam zaznaczam, które książki już przeczytałam, chcę przeczytać i czytam. Żałuję, że tak mało znajomych osób jest jeszcze na Goodreads. Aplikacja jest bezpłatna. Możesz dołączyć do moich znajomych tutaj.
12. Cookidoo
Nie wiem czy wiesz to o mnie, ale bardzo lubię gotować. W ostatnim miesiącu poświęciłam na gotowanie 28 godzin, co stanowi prawie taką samą liczbę godzin, którą poświęciłam na relacje ze znajomymi i przyjaciółmi. Pokazuje to, że domowe posiłki są dla mnie ważne. Rzeczywiście w 90% jemy dobre domowe posiłki, w tym domowe pieczywo i inne półprodukty, które robię sama. Pomaga mi w tym Thermomix, dzięki któremu jestem w stanie zrobić dużo nie stojąc przy garnkach. Na co dzień korzystam z aplikacji Cookidoo, w której planuję posiłki, tworzę listy zakupów jednym kliknięciem.
13. Google Tasks
To narzędzie służy i tylko w jednym celu. Wielokrotnie zastanawiałam się czy nie mogłabym z niego zrezygnować, żeby nie mnożyć niepotrzebnie narzędzi, z których korzystam. Na razie jednak przy nim zostaję, bo najlepiej spełnia swoją funkcję. Google Tasks służy mi jako najszybszy sposób na zapisywanie spraw, które do mnie wpadają (zadania, sprawy, o których muszę pamiętać, zakupy, pomysły). Jest to moja główna startowa skrzynka odbiorcza na sprawy i używam jej dlatego, że uruchomienie i zanotowanie w nim zadania czy pomysłu jest naprawdę błyskawiczne. Listę, która się tam tworzy automatycznie połączyłam z moim Trello i każde zadanie, które trafia do Google Tasks w sekundę jest na mojej Tablicy Projekty w Trello, skąd podejmuję dalsze działania.
Dlaczego nie wpisuję ich od razu do Trello? Nie jest to tak szybkie i wymaga większej ilości kliknięć. W wypadku uchwycania rzeczy „w locie” najważniejsze ich by zapisanie tych rzeczy nie miało żadnych przeszkód. To daje mi Google Tasks. Być może w przyszłości uproszczę ten element, ale na razie sprawdza się bardzo dobrze. Narzędzie jest całkowicie bezpłatne.
14. IFTTT
IFTTT to narzędzie, w którym można ustawiać różnorodne automatyzacje, by nie musieć klikać czegoś ręcznie, albo zwyczajnie o czymś pamiętać. To dzięki niemu moje zadania z Google Tasks wędrują automatycznie do Trello. Nie korzystam z IFTTT na szeroką skalę, ale regularnie dodaję jakąś wygodną automatyzację, która zabiera mi zbędnej pracy. Przyznam, że lubię też poszukiwać nowych możliwości automatyzacji i jest to dla mnie takie specyficzne hobby 🙂
15. OneTab
Nie należę do osób, które otwierają setki kart w przeglądarce, ale zdarza mi się otworzyć ich kilka, maksymalnie kilkanaście, gdy zajmuję się wyszukiwaniem informacji, albo trafiam na dobry blog. Nie lubię mieć bałaganu w przeglądarce, więc korzystam z narzędzia OneTab. Wyobrażam sobie, że może mieć więcej zastosowań niż u mnie, ale ja wykorzystuję go na co dzień w takich sytuacjach:
- gdy otwieram komputer i zaczynam pracę w skupieniu – klikam OneTab by schować wszystkie zbędne karty;
- gdy kończę pracę i muszę już wychodzić, a nie mam czasu na przejrzenie wszystkich otwartych kart, klikam OneTab by zapisać otwarte karty na później;
- kiedy odwiedzam nowego bloga czy otrzymuję pełen ciekawych linków newsletter – otwieram karty, a następnie zapisuję je w OneTab, a w kalendarzu wpisuję zadanie kiedy przeczytam te artykuły/linki;
- raz w tygodniu podczas przeglądu tygodniowego czyszczę OneTab ze zbędnych zakładek.
