Kiedy szkolę innych z zarządzania czasem, największe zdziwienie wywołuje u uczestników sposób w jaki zarządzam kalendarzem.
Dziś nie wydaje mi się to nic rewolucyjnego, ale z drugiej strony pamiętam jak przeczytałam o tej zasadzie kilka lat temu i była dla mnie odkrywcza. Pamiętam też ile lat poświęciłam na to by stosować ją całkowicie w praktyce.
Kevin Kruse w swojej książce „15 tajemnic zarządzania czasem” mówi o tym, że ludzie sukcesu nie korzystają z list zadań do zrobienia.
W ich miejsce korzystają z kalendarza.
Od 2019 roku właśnie taki sposób pracy jest dla mnie właściwy.
Co to oznacza?
- każdą rzecz, którą mam do zrobienia wpisuję w kalendarz z konkretnym terminem i czasem trwania;
- jeśli mam kilka drobnych zadań – zbieram je w jeden dłuższy blok, który rezerwuję w kalendarzu;
- na co dzień nie zastanawiam się, którym zadaniem się zająć, tylko działam zgodnie z wydarzeniami w moim kalendarzu – jeśli mam wpisany czas na pisanie to piszę, jeśli czas na sprawdzanie maili, również to robię;
- w kalendarzu mam z góry zablokowane dłuższe bloki na ważne zadania związane z moimi głównymi obszarami pracy (zespół, marketing, moja marka, przegląd tygodniowy), kiedy pojawia się jakieś zadanie z tych obszarów, wpisuję je w kalendarz w czasie tego bloku;
- planuję z zapasem czasowym – jeśli wydaje mi się, że na jakieś zadanie potrzebuję 20 min, planuję 30 min, jeśli 40 min, planuję 60 min. Dzięki temu mam dodatkowe przerwy lub czas na myślenie czy niespodziewane sprawy;
- jeśli kończę zadanie przed zaplanowanym czasem, a mam siłę i koncentrację by pracować dalej, przesuwam w kalendarzu kolejne zadanie na wcześniejszą porę i w ten sposób odblokowuję później dłuższy czas na wymienione wyżej sprawy (myślenie, przerwa, niespodziewajki);
- wpisane w kalendarz zadania traktuję jak wizyty u lekarza (których zwykle nie odwołujesz, prawda?);
- jeśli pojawia się nowe zadanie, zanim się zgodzę, sprawdzam kiedy mogę się nim zająć, czyli kiedy mam wolny blok, w którym zmieszczę to zadanie i od razu je wpisuję. Mogę wtedy udzielić od razu informacji współpracownikom, kiedy zajmę się danym zadaniem;
- czasami nie mam czasu by od razu wpisać zadania do kalendarza, albo nie wiem jeszcze jak to zadanie ma dokładnie wyglądać i ile potrzebuję czasu. Takie zadania trafiają do skrzynki spraw przychodzących – wpisuję je do listy na telefonie, którą synchronizuję z moją główną tablica w Trello i mam tam listę nowych spraw do podjęcia decyzji. Z tej listy sprawy trafiają dalej do kalendarza.
Ten sposób korzystania z kalendarza, sprawił, że moja produktywność osiągnęła najwyższy poziom jak do tej pory.
Produktywność rozumiem tu w taki sposób, że dotrzymuję terminów i zobowiązań wobec siebie i innych, znajduję czas na sprawy dla mnie ważne i rzadko trafiają do mnie sprawy pilne. Nie podejmuję działań pochopnie, bo kalendarz zwykle jest zaplanowany na najbliższe 2-3 tygodnie i muszę się nagimnastykować by coś zmieścić. Jeśli pojawia się coś pilnego a jednocześnie ważnego, muszę zrezygnować z czegoś innego. Pozwala mi to łatwo działać zgodnie z wcześniej obranym priorytetem.
Być może myślisz teraz, że ten sposób jest usztywniający i nierealny. Tak często słyszę od przedsiębiorców, z którymi współpracuję. W moim odczuciu, dokładne planowanie pozwala uzyskać dwie rzeczy, o których pisze w swojej ksiażce Getting Things Done, David Allen: kontrolę i perspektywę. Wpisując wszystko w kalendarz, mam pewność, że mam zablokowany czas na to co jest ważne i o niczym nie zapomnę. Wszystkie bieżące sprawy mam pod kontrolą. Dzięki temu, mogę spojrzeć na cały zaplanowany tydzień z lotu ptaka i zyskać perspektywę – czego brakuje w moim tygodniu? Czy jest tam czas na relacje/sport/dzieci/mnie samą?
